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  • 岗位说明书的应用、优化与完善

    作者:吾库来源:www.5qcn.com2017-2-4阅读 :4
    岗位说明书是企业开展岗位分析的重要成果之一,它是岗位任职者选择工作、自我评价
    的指南,也是企业人力资源开展各项职能管理工作的参考依据。在培养任职者使用岗位说明书意识的同时,如何用好岗位说明书成为企业和人力资源部门需要认真思考的问题。
    一、岗位说明书的应用
    岗位说明书在人力资源管理中的应用主要在以下几个方面。
    (1) 人力资源规划。岗位说明书是企业定员工作的基础,以此确定的企业人员编制数
    量以及岗位说明书中所明确的岗位职责和岗位任职条件等内容为人力资源规划工作提供了
    依据。有了岗位说明书,人力资源规划工作不再是单纯的、线性的预测人力资源的供给与需求,而是在考虑企业不同发展阶段的前提下,在考虑企业内部人力资源优化与配置的条件下,寻求对人力资源数量、质量和结构的动态规划与把握。
    (2) 人力资源招聘与配置。岗位说明书确定了岗位职能和岗位任职条件,是撰写、发
    布招聘信息、确定面试技术,选择面试测评工具的依据。描述清晰的招聘信息一方面可以吸引更多符合条件的应征者,另一方面也可以让不合格的求职者望而却步,减少无效简历的投递,提高招聘工作的效率。岗位说明书也是企业与员工签订劳动合同时的附件以及新员工入职培训的重要文档。此外,企业现有人力资源在内部岗位上的调整与流动也需要岗位说明书作为参照。
    (3) 目标管理与绩效考核。目标管理是现代企业管理中经常采用的一种管理方法。岗
    位说明书中有关岗位职责的描述有助于清晰的设定管理目标,是管理目标下达给员工的凭
    据。岗位的直属上级可以随时查阅岗位说明书,以便有效的对员工开展目标管理工作。岗位说明书在岗位职责描述时按照重要性排序,列明了每项职责的主要内容,明确了所负责任是全责还是部分负责,或者仅仅是辅助支持。因此,岗位说明书不但规定了绩效考核的内容,也是制定绩效管理标准的依据之一。岗位直属主管通过对岗位职责和岗位任职条件的综合分析,可以确定绩效考核要素,设计科学合理的绩效考核标准,有助于建立全面衡量工作业绩的考核指标体系。岗位任职者可以对照岗位说明书规定的业绩标准,开展自我检查与总结,岗位主管可以凭借岗位说明书和考核结果与岗位任职者沟通交流,确定绩效改进方式与方法,最终达到提高生产效率和管理水平的目的。
    (4) 薪酬政策。企业薪酬政策的制定需要以岗位评价的结果为基础,岗位说明书则是
    企业开展岗位评价工作的前提,岗位评价的内容通常包括职责范围大小、工作复杂难易程度、劳动强度、劳动条件等要素。缺少了岗位说明书,岗位评价工作难以开展。因此,从本质上讲,岗位说明书为企业制定薪酬体系、薪酬政策提供了重要的依据。
    (5) 教育与培训。企业开展培训工作的目的之一是为了提升岗位任职者的专业知识和
    岗位操作技能,岗位说明书在任职条件部分明确了岗位需要掌握的知识和技能,实际上是明确了培训的基本内容,这使得培训工作从需求分析、培训课件制作,培训教师选择到培训实施以及培训效果评估都做到了有的放矢。岗位任职者在培训中学到的知识和技能是岗位说明书中规定的应知应会内容,对这些知识和技能的熟练掌握可以促进其绩效水平超越平均,甚至达到优秀,绩效成绩的高低直接决定了岗位任职者的收入多少,反过来也影响其参加培训的积极性,提升其参加培训的效果,企业和岗位任职者取得了双赢的结果。
    (6) 职业生涯。岗位说明书中明确了岗位间的关系,岗位关系不仅反映了纵向管理关
    系和横向联系关系,更重要的是反映出本岗位的晋升与轮换关系。晋升与轮换关系为工作内容丰富化设计以及员工在企业内部的职业发展通道设计提供了可能行和可行性,员工也会结合自己的职业发展规划,按照目标岗位的任职条件要求自觉扩大工作接触面,主动学习新知识、新技能,在这种情况下,员工所属部门和主管如果能够适时的帮助员工制定个人发展计划,积极引导和督促员工成长,不仅能使员工产生归属感,激发其工作的积极性和创造性,也能促进企业发展和经济效益的提高,有利于核心和骨干员工的保留。
    二、岗位说明书优化与完善
    管理者依据岗位说明书监督、指导并考核下属的工作,岗位任职者依据岗位说明书将工
    作做到企业规定的标准,岗位说明书是企业各级管理者和岗位任职者管人理事的基础。建立岗位说明书动态优化机制,根据企业发展的变化和要求对岗位说明书进行持续的优化与完善,是企业推动知识管理,流程管理、有效沟通、团队协作以及建立学习型组织的根基。对岗位说明书进行动态的优化与完善是企业人力资源部门的常规性工作。
    1. 岗位说明书优化与完善时机
    企业人力资源部门需要定期对岗位说明书进行必要的更新和修订,在遇到以下情况时应
    及时开展岗位说明书的优化与完善工作,必要时甚至需要对岗位说明书进行重新编制。
    (1) 企业重大战略调整。企业为了适应市场变化,往往在战略层面进行重大调整。这
    些重大调整包括企业组织结构设计,业务流程优化,产品淘汰或升级,甚至是业务领域的退出与进入以及企业的兼并与重组等。企业重大战略调整必然涉及到岗位、工作和任职者,必然涉及到新的管理方式和新的技术设备,必然导致岗位性质、工作内容和岗位任职条件的重大变化,此时,企业必须对岗位说明书进行重新的编制。
    (2) 企业新管理理念和管理方式导入。有些企业虽然没有颠覆式的变革,但随着企业
    的发展,新的管理理念和管理方式被引入,例如 ISO 质量管理体系,ERP 企业资源计划系统,精益生产管理体系等。这些新的管理理念和方式势必改变企业管理流程和业务流程,势必对员工的任职条件等提出新的要求,在这种情况下,企业必须对岗位说明书进行优化和完善,有些还需要对现有岗位进行合并或拆分形成新的岗位,新岗位也需要重新编制岗位说明书。
    (3) 企业技术引进与技术创新。为了提高生产效率,满足市场需求,有些企业引进或
    自主研发了先进的生产技术与生产设备,在这种情况下,企业也需要重新开展定岗、定编和定员工作,对现有的岗位说明书进行优化和完善。
    2. 岗位说明书优化与完善的方法
    (1) 更新维护。企业生产经营平稳,发展变化不大时,岗位的稳定性相对较高,人力
    资源部可以对现有的岗位说明书进行更新维护,重点审视管理流程和工作流程的变化,重点评估岗位任职条件是否需要根据市场人力资源供给的变化进行优化与调整。更新和维护岗位说明书的工作量一般较小,人力资源部门可以独立完成。
    (2) 部分修订。当企业对现有业务进行拆分整合或引入新的业务时,例如新建、合并、
    拆解事业部等情况,企业需要对所涉及到的岗位开展岗位说明书修订工作。岗位说明书修订的重点是岗位职能描述和岗位任职条件部分,主要是避免岗位职责的交叉与重叠。由于修订的内容是岗位说明书的重点内容,工作量相对较大,这部分工作需要根据所涉及岗位的数量,由人力资源部门和所涉及的业务部门共同完成,一些必要的岗位也需要从岗位分析入手,按照编制流程与规范重新编制岗位说明书。
    (3) 重新编制。当企业发生颠覆性变革时,企业必须及时重新编制岗位说明书,整个
    编制过程要从岗位分析开始,需要投入大量的人力、物力和财力。
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